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不可不知 資訊應用的隱形成本
節錄自Seednet Express第5期

我國個人電腦的普及率已達68.2%,其中七成已連上網;當多數人都在網路上進行溝通、商業文書往來,甚至做生意,e化已經成為不得不的選擇。尤其在全球化的競爭壓力之下,許多中小企業之所以要e化,已不是基於什麼理想或夢想,而是不得不的生存必要條件。

對許多中小企業而言,從過去電腦化到目前e化的過程中,常常因為對新技術欠缺了解而走了許多的冤枉路;在沒有專責MIS部門的情況下,資訊建設都是由老闆或由較懂電腦的同仁,根據雜誌報導或是透過軟、硬公司的建議,逐步的建立起來;一旦發生問題,就不知該如何解決或求助無門,結果造成企業運作的中斷。

隨著業務擴展、人員擴充,但網路架構卻未能重新規劃,只是不斷地疊床架屋應急,最後造成內部網路無法聯通,或是臨時連線中斷,卻已不知該從何找出問題。又譬如電子郵件系統是許多企業營運倚賴日重的溝通工具,但在享受溝通效率及成本的好處之餘,又要如何管控員工不當使用公司資源?

現代資訊應用的管理根據國外的研究報告指出,整個資訊應用的成本包含了直接成本及間接成本;直接成本包括軟、硬體資產、資訊系統管理、技術支援、系統開發、網路通訊費用;間接成本較重要的包括一般使用者成本與當機時間成本。一般企業對於直接成本的控制均有一套清楚且明確的統計與控制,但是對於間接成本部份,包括當系統發生問題時,內部非資訊人員彼此支援的人力成本,及系統當機期間人員無法獲得電腦資源所造成生產力損失的成本等,卻因為未獲得企業的重視而不斷的增加,結果反而造成人員生產力的降低,收入的減少,而影響到企業整體的運作。

現在企業都已開始漸漸重視「專注於自己的核心事業」,非核心、較麻煩的事務,就外包給服務廠商。而不管是過去的電腦化或現在的e化,對於企業而言都是提升運作效率的工具,而一旦工具發生了問題,就應該交給專業的服務商代為處理。

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